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Cuántos años hay que conservar los justificantes y documentos del IRPF

La mayoría de contribuyentes enfoca la declaración de la renta como el periodo que va desde que en abril pueden solicitar y confirmar el borrador hasta que efectivamente lo hacen o entregan la declaración de IRPF por cualquiera del resto de vías habilitadas. Una vez cumplido el trámite se olvidan y pasan a otra cosa. En el mejor de los casos guardarán el recibo o la documentación en un cajón, pero puede que ni eso. Un gran error, porque Hacienda puede reclamarlos aunque hayan pasado varios años.

Todos los años recibimos la consulta de algún lector que, por uno motivo u otro, no dispone de los datos de la declaración del año anterior. La causa más habitual es que la hizo vía SMS y que por error borró el mensaje, pero también hay quienes directamente no saben qué hicieron con los papeles o dónde los guardaron. Se trata de un gran error puesto que es necesario guardar toda la documentación relativa a la declaración de la renta una vez entregada. ¿Durante cuánto tiempo? Por lo menos durante cuatro años. Y es que Hacienda dispone de cuatro años para revisar cualquier declaración de la renta  y si tenemos la mala suerte de ser uno de estos revisados, deberemos tener cualquier documento que nos solicite.

Durante cuanto tiempo hay que guardar los documentos de la declaración de la renta

Conviene aclarar que estos cuatro años empiezan a contar desde el momento en el que se presenta la declaración de la renta. Es decir, que si en 2014 hemos preentado la renta de 2013, ésta caducará en 2018 -de ahí que muchas veces se hable de cinco años en lugar de cuatro sobre el periodo de vigencia para las inspecciones de Hacienda-.

¿Qué documentos hay que guardar?

El propio documento de la declaración de la renta, por supuesto. Este es, de hecho, el principal documento que debemos guardar ya que además lo necesitaremos para poder acceder a los datos fiscales y el borrador del año siguiente -recuerda que siempre se pide la cifra que aparece en la famosa casilla 620-. La Agencia Tributaria deberá tener también una copia del documento -en realidad la AEAT tiene en original y nosotros la copia-  pero siempre será recomendable tener la nuestra.

Además, también hay que conservar todos los certificados de retenciones, tanto los de la empresa como los que nos haya enviado el banco por nuestras cuentas corrientes, depósitos u otro tipo de inversiones. En el caso de las aportaciones a planes de pensiones las entidades también enviarán documentación señalada como “Información fiscal” que es recomendable guardar.

Del mismo modo hay que guardar las facturas de cualquier elemento que hayamos desgravado. Si por ejemplo hemos deducido parte de los gastos en material escolar –aquí puedes consultar las comunidades en las que se aplican- es importante que conserves la factura y que la guardes por lo menos durante cuatro años.  Esto también se aplicaría a los ingresos por alquiler, donde deberás poder demostrar todo gasto que estás restando a los ingresos que obtienes del inquilino, además del contrato.

¿Y si he aprobado el borrador?

Quienes hayan presentado su declaración de forma telemática o directamente hayan aprobado el borrador de la renta deberán conservar en el ordenador sus ficheros, además de toda la documentación antes mencionada de facturas y justificantes de ingresos.

¿Qué pasa cuando se inicia una investigación?

Si pasados 3 años y 11 meses Hacienda envía una notificación de inspección y esta no se inicia hasta pasados tres meses todavía seguiría vigente el plazo. Y es que El plazo de cuatro años puede interrumpirse si Hacienda simplemente presenta un requerimiento de información adicional para hacer comprobaciones.

Imagen – Thomas Bethge en Shutterstock

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