Las dietas son uno de los gastos deducibles como autónomo, pero para evitar sorpresas en caso de inspección es necesario que estén debidamente acreditados. Saber cómo justificar las dietas deducibles evitará que Hacienda eche para atrás el gasto llegado el momento.
¿Qué dietas se pueden deducir?
La Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo permite deducir las dietas del trabajador por cuenta propia. Sin embargo, no todos los gastos en alimentación se consideran dietas deducibles.
Como con todos los gastos desgravables como autónomo, el principal requisito que deben cumplir es estar afecto a la actividad económica. En otras palabras, que formen parte de tu trabajo como autónomo de una u otra forma. Sin esa afección nunca podrás justificar la dieta como gasto deducible.
Además, solo se pueden incluir las dietas de fuera de tu localidad. Entiende Hacienda que los gastos en los que incurras dentro de tu localidad no son deducibles, igual que tampoco lo es para un trabajador el comer fuera de la oficina.
¿Qué cantidad puedes desgravar por las dietas como autónomo?
Los últimos cambios legales limitan el gasto de las dietas deducibles. Así es como evitan los grandes dispendios que se colaban en el pasado.
En concreto, el coste de los gastos deducidles por dietas no puede superar los 26,67 euros al día en España.
La cifra aumenta hasta los 48,08 euros en el extranjero cuando se trata de comidas y cenas.
A estas cantidades se pueden sumar las propias del alojamiento. Si tienes que dormir fuera la cifra deducible en términos de dieta como autónomo sube hasta los 53,34 euros en España y a 91,35 euros en el extranjero.
El exceso de esas cantidades no podrá deducirse.
Requisitos para justificar las dietas deducibles
Ahora que ya sabes cuánto puedes deducir por las dietas es importante que conozcas las condiciones para justificar las dietas deducibles. Y es que, si no lo haces bien, Hacienda puede rechazar ese gasto en caso de inspección.
Estos son los requisitos para justificar las dietas deducibles como autónomo, tanto los que aparecen en la Ley como los que los inspectores están teniendo en cuenta:
- Que el gasto se realice en un día laborable, salvo que la actividad se realice en fines de semana.
- Contar con una factura que justifique el gastos. Los gastos deducibles sin factura son contados y éste no es uno de ellos. ¿Es necesaria una factura o basta un ticket? El ticket es una factura simplificada que puede valer en teoría, pero en la práctica es mejor solicitar una factura a tu nombre donde también figuren tus datos fiscales.
- Pagar con medios electrónicos, ya que es la única forma de trazar el gasto y de que quede constancia de la transacción.
- Realizar el gasto en un establecimiento de hostelería y restauración. En otras palabas, que el CIF del establecimiento debe ser de hostelería y no de otra actividad, algo bastante habitual. Desde un punto de vista práctico, quiere decir que ya no se puede imputar el consumo que hagas, por ejemplo, en un supermercado.
Por último, recuerda que el gasto debe de estar relacionado con tu actividad. Para establecer esta relación es fácil que Hacienda te pida información sobre el desplazamiento en cuestión. Es decir, que quiera saber a el motivo del viaje y a qué cliente visitaste.
Correos electrónicos, llamadas o mensajes de WhatsApp servirán para demostrar que existe una relación comercial o el intento de entablarla. Por supuesto, también servirá una factura con alguna compra por parte del cliente.
En cualquier caso, cuanto más detallada sea tu agenda de trabajos, mejor.
¿Es lo mismo que las comidas con clientes?
Los autónomos pueden desgravar las comidas con los clientes, aunque en este caso no hablamos de dietas.
Además, gracias a la sentencia 458/2021 emitida por el Tribunal Supremo ya no es obligatorio que esas comidas con clientes se traduzcan en una venta. Ahora se pueden ya desgravar los gastos destinados a captar clientes, que incluyen además de las comidas, regalos y detalles a clientes si el fin es fidelizarlos.
¿Algo que añadir? ¡No te cortes!