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Gastos de representación ¿Cuáles sí y cuáles no?

Comidas de empresa, invitaciones a partidos de fútbol, regalos a clientes y proveedores. Los gastos de representación están a la orden del día entre empresas y autónomos. Descubre cuáles puedes y cuáles no puedes deducir.

Quienes se dedican al mundo de las ventas saben que muchas veces para cerrar un trato no basta con visitar al cliente, presentarle el producto y cerrar el trato. Existen toda una serie de elementos adicionales en la relación entre empresa y cliente: comidas y cenas, reuniones para promocionar el producto y otros elementos propios de las relaciones públicas. Es lo que se conocen como gastos de representación y que tienen su implicación fiscal en el Impuesto de Sociedades e incluso en el IRPF. 

 

Gastos de representación ¿Cuáles se pueden deducir?
Las comidas de negocio, entre los deducibles

Las tristemente famosas tarjetas Black de Caja Madrid son un buen ejemplo de gastos de representación mal entendidos o, en cualquier caso, con  importes muy superiores a los razonables. Por eso mismo, vamos a repasar qué gastos pueden incluirse como gastos de representación y cuáles no por considerarse liberalidades.

Qué son los gastos de representación

Lo más importante es tener claro qué se puede considerar como gastos de representación. De forma muy básica, se podrán incluir los gastos destinados a que el trabajador represente o mejore la imagen de la empresa frente a los clientes con un objetivo empresarial. Por fortuna, el artículo 14 del Impuesto sobre Sociedades es más concreto y limita a los siguientes los gastos deducibles -después abordaremos su fiscalidad- en concepto de representación:

  • Relaciones públicas con clientes o proveedores.
  • Los gastos que, con arreglo a los usos y costrumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa como podría ser la cesta de Navidad dependiendo de la compañía.
  • Los gastos destinados a promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes o la prestación de servicios.
  • Los gastos correlacionados con los ingresos.

En este sentido, sí serían deducibles como gastos de representación las estancias en hoteles para los clientes, invitaciones a comidas, asistencias a eventos de lo más diverso como partidos de fútbol, obras de teatro o conciertos e incluso gastos en el bienestar personal para clientes y proveedores. Del mismo modo, la entrega de regalos de empresa, participaciones de lotería, asistencias a talleres y jornadas donde encontrarse con el cliente entrarán dentro de esta consideración.

Los regalos como gastos de representación

Que NO son los gastos de representación

Para quienes piensen que el listado anterior es demasiado vago, la Ley del Impuesto sobre Sociedades lo completa con los gastos que no serán deducibles bien sea en concepto de representación o en cualquier otro. Estos serían los siguientes

  • Los gastos que representen una retribución de los fondos propios.
  • Los gastos derivados de la contabilización del Impuesto sobre Sociedades.
  • Multas y sanciones penales y administrativas, así como el recargo de apremio y por presentación fuera de plazo de impuestos y tasas por parte de la empresa.
  • Las pérdidas del juego.
  • Los donativos y liberalidades.
  • Las dotaciones para planes y fondos de pensiones
  • Las operaciones con paraísos fiscales.

Conviene detenerse aunque sólo sea un segundo en el concepto de liberalidades, que marca al final la línea entre lo que se puede y no se puede efectivamente deducir. En este sentido, se consideran liberalidades los gastos que no son necesarios para el funcionamiento de la empresa o la actividad comercial. La línea es delgada y por ejemplo hasta 2012 los eventos taurinos eran considerada una liberalidad, dicho de otra forma, un gasto que la empresa realiza porque quieres sin que en realidad esté ligado al negocio o a la mejora del mismo.

Cómo tributan en el Impuesto de Sociedades

A estas alturas ya sabrás o habrás deducido que los gastos de representación permiten reducir la cuantía del impuesto de sociedades. En concreto, servirán para reducir la base imponible del tributo como un gasto de empresa más. Eso sí, para hacerlo estos gastos deberán estar correctamente computados a efectos fiscales y justificados.

Lógicamente, existen límites para los gastos de representación aunque ahora mismo, con la ley en la mano, no están referidos a un porcentaje concreto de la facturación o del beneficio, sino más bien a un uso razonable de estos gastos de representación. Este extremo va a cambiar con la reforma fiscal que ya establece un límite del 1% sobre la facturación anual para el montante deducible de los gastos de representación.

Como tributan en el IRPF

¿Y en el caso del trabajador que incurre en estos gastos de representación? ¿Debe incluirlos al hacer la declaración de la renta? Lo cierto es que no. Al tratarse de un dispendio relacionado con la empresa y del que no hay ganancia personal de ningún tipo, no se imputan ni como ingreso ni como gasto deducible en el IRPF.

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Imagen – Pressmaster y Tom Wang en Shutterstock

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