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Consejos al organizar un evento

solucion

“Cuando algo sale bien, no es noticia” es una máxima de los organizadores de eventos.
Presentar un proyecto  o producto nuevo ante un grupo de gente no deja de ser un evento de grandes o pequeñas dimensiones.

Para prevenir problemas en ese momento hay una serie de tips, de consejos que son los que siempre llegan tarde y que se aprenden sólo por haber fallado varias veces.

– Siempre hacer pruebas de sonido dos dias antes. Los ensayos que se hacen dos horas antes del evento sirven para resolver problemas muy pequeños. Problemas grandes (la quema de un equipo, que no funcione un video o no lleguen los banners por ejemplo) no se pueden arreglar en media hora.  Un ensayo general dos dias antes da el tiempo para reeditar videos si tienen un error, reimprimir tarjetas con datos actualizados, conseguir micrófonos nuevos etc.

Asegurarse del pago de derehos musicales y de habilitación. Nada peor que llegue una inspección, policia o similar en medio de una presentación que está divertida.  Asesorarse en derechos musicales cuando habrá una fiesta o el tipo de habilitación de  un local (para bailar, para hacer espectáculos en vivo, hasta que hora se puede hacer ruido etc.)  

Habilitaciones y permisos de la locación. Antes de cerrar el trato con el local sacarse todas estas dudas y ser muy claro con lo que se piensa presentar.  El lugar puede ser el adecuado pero quizás algunas cosas no puedan hacerse alli (poner música, tocar, cobrar entrada, hacer un evento cerrado)

– Si es verano tener en cuenta lugares que tengan un espacio abierto y otro cerrado. Lo mismo en el caso de lugares que no tienen sector fumador. Si se planea música fuerte también, para que puedan hablar quienes quieran hacerlo.

– Tener a mano los teléfonos de dueño del lugar y encargado que abra la puerta, celulares de los invitados (sean disertantes o músicos) teléfono del responsable de los técnicos (sea sonidista o portero, alguien que se haga cargo por los cables, echufes y sonido del lugar)

– Todos los documentos indispensables para la presentación (carpetas, logos, power points) tenerlos en algún servidor al que podamos acceder desde cualquier computadora y en un formato universal que cualquier Pc pueda abrir.

– Buscar una locación cerca de la oficina o la casa. Un lugar donde se pueda salir corriendo a comprar un enchufe, un transformador, un reproductor.

– Aunque suene obvio, llevar back ups  de presentaciones, en varios formatos para ser leidos en diferentes programas. Idealmente llevar equipo propio donde se vea el material, quedarnos tranquilos.

– En lugares grandes con muchos invitados procurar intercomunicadores o celulares.

– Tener un kit preparado con: cables de diferentes fichas de audio y video, adaptadores de enchufes, alargues, zapatillas, cinta de papel, tansa, tijeras, martillo y clavos pequeños.

En la era digital todo lo que pasó tiene una foto, sino nunca fue.
Para hacer marketing personal tener la cámara a mano, pedirle a alguien que se encargue de sacar las fotos del momento, llevar las baterias cargadas, tener un cargador de pilas, y memoria en la cámara.

Los eventos conllevan stress, incluso si salen muy bien. Para eso el consejo quizás mas importante es dormir muy bien la noche anterior, hacerse tiempo para disfrutar del evento y vestir su mejor sonrisa.  De nada sirve hacer una excelente presentación si no se está lúcido para saber aprovecharlo.

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